業務効率化とコスト削減に！ワークフローサービスとは？

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りすもん与信管理講座

業務効率化とコスト削減に！ワークフローサービスとは？

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　皆様の会社では「ワークフローサービス」をご利用でしょうか？

　紙で問題なく運用できているので検討したことが無い、という方も中には

いらっしゃるかもしれません。一方で、ワークフローを導入したことで

各業務の効率が格段に上がったというお声を良く聞きます。そこで今回は、

ワークフローサービスで何ができるのか？その導入メリットをご紹介します。

もちろん与信管理業務にもワークフローを導入すると、限度額申請や契約申請の

作業効率がアップします！

【ワークフローシステムとは】

　電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順（決裁ルート）に

従い、決裁処理を行うシステムの総称です。 稟議・報告書・届出申請の承認手続きを

電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図ることができます。

※ワークフロー：業務手続の流れ、その一連の流れを図式化したもの

【基本機能】

<デジタルデータによる回覧>

　ワークフローシステムは、申請業務から紙の書類を排除しペーパーレス化

したるシステムです。申請書はデータで回覧され、「電子印鑑」機能を利用して

申請書に捺印することができます。

　ワークフローシステムの最も基本的な機能は、承認状況をビジュアル化する

というものです。ビジュアル化されたルートは承認の流れが直感的に把握可能で、

直感的な操作も可能になっています。

<申請フォーマット>

　稟議書のフォーマットはもちろん、総務系（名刺発注申請など）や

経理系（交通費精算など）、人事系（勤怠管理など）といった基本的な内容は

もちろん、与信限度額申請や病院内業務管理といった特殊なワークフローに

対応する製品もあります。

【導入するメリット】

<業務効率化>

・ 紙で申請書（稟議）が、今どこで（誰で）止まっているかを簡単に把握する

ことができます。よって決裁が下りるまでの期間を逆算することができ、計画的に

業務を進められるようになります。

・帳票のフォーマットを定型化することにより、入力項目の一元化が可能になる

だけではなく、記入漏れ等によりやりとりが煩雑になることを防ぐことができます。

・紙媒体では、「どこに何の書類があるかわからないので、過去の書類が参照

できない」という大きな問題が発生します。一方で、ワークフローシステムは

「クラウドサービス」ですので、過去の申請書類がデータで蓄積されるだけではなく、

キーワード検索で申請書類や関連書類をすばやく参照することができます。

<コスト削減>

　これまで「紙」により行っていた申請をシステム化することで、用紙・印刷・保管

などの費用(見えるコスト)を大幅に削減することができます。特に保管については

スペースの問題も解決します。また、時間と人件費（見えないコスト）も削減可能です。

申請書を印刷して回付する・申請書の行方を探す・進捗状況を確認する…など手間を省き、

時間的な問題を解決できることも大きなメリットだと言えます。

次回は、標準的なワークフロー機能はもちろん、与信管理業務にお役立ていただける

「リスモンワークフロー」をご紹介します。